Excel进阶课程一函数与公式

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目录

 

SUM函数

RANK函数

IF函数

COUNTIF函数

Large函数

SMALL函数

FREQUENCY函数

公式和函数之常见错误

数据处理

1.合并计算

2.排序

3.筛选

4.分类汇总

5.分级显示

数据处理之制作图表

1.迷你图

2.创建图表

3.认识图表中的元素

4.编辑,修饰图表


 

SUM函数

1.参数设置:sum(number,number2,,,,)

2.计算两个单元格之间的总和:=sum(E3:E4),该表达式表示从单元格E3D到单元格E4两个单元格的总和

3.计算多个单元格之间的并集和:=SUM(E4:E5,E6:E7),该表达式表示从相连单元格,求并集需要加逗号,然后集合

4.计算多个单元格之间的交集和:=SUM(E3:E6 E5:E8),该表达式表示从E3到E6单元格作为一体,E5到E8为一体,中间用空格隔开,并且两部分有交集,出来为交集和;若之间没有交集结果为空

RANK函数

1.参数设置:RANK(number,ref,order)

2.参数说明:number表示需要排序的数值,ref表示排序数值所处的单元格区域,order表示降序还是升序(降序用0或者忽略,升序用非零值

3.eg:在一组数据中,E3单元格成绩在这一列成绩中的名次、

注意:在需要求一组数据中,所有数据的排名时,需要对公式进行绝对引用

IF函数

1.eg:在一组数据中判断该单元格是否满足及格与不及格的要求,要算取一列数据,直接下拉即可

COUNTIF函数

1.countif函数的意思是为区域中满足某个指定条件的单元格进行计数

2.eg:在一组数据中,计算出满足">=60"条件的单元格个数最后结果为4

3.eg:在一组数据中求出在该组数据中满足条件(“>=90")的数,然后求其的优秀率

解析:先将所有满足条件的数据计数出来,然后在计算区域中不为空的数据的总数,两者相除

Large函数

1.函数说明:返回参数中第k个最大值

2.eg:在一组数据中,第2大的数据

SMALL函数

1.函数说明:跟large函数相反,表示的是倒数第几的数字,返回数据集中第 k 个最小值

2.eg:在一组数据中提取数据中的倒数第二大的数据

FREQUENCY函数

1.函数说明:frequency函数以垂直数组的形式返回频率分布

2.eg:在一组数据中,计算改组数据中的频率分布,将改组数据分为三段,60以下,60到80,80以上:因为有三段所以在公式之前需要选择三个单元格进行操作,可以看到三段都有两个数据,

注意:在点击确定之前,需要同时按住ctrl+shift和点击确定,选择的三个单元格才会有值

3.在一组数据中,将其数据分为五段,查看每段中数据有多少个,在该题中,通过填写分段数据来改变最红该段数据的个数

步骤:首先先要选择四个空单元格(因数据需分为五段),然后在空单元格中数据frequency函数的表达式,最后按住ctrl+shift和点击确定,如下:

(1)可以看到在frequency函数中,”A71“单元格没有赋值,因为分为五段,所有需要有四个值,所以需要在“A71”单元格添加分段值

 

公式和函数之常见错误

1.#VALUE!:参数类型不同,应当修改数据为形同类型,如下应当将acv改成数字即可

2.#NULL!:没有相交的数据,应当修改空格

步骤:找到NULL的单元格,点击旁边的提示按钮,选择其中的“显示计算步骤”,将表达式中间的空格改成逗号

 

数据处理

1.合并计算

1.合并计算要求:(1)参与计算的数据区域应是数据列表;(2)参与计算的数据在单个工作表中;(3)参与计算的数据布局相同;(4)不能有空白行和列

2.eg:在多个工作表sheet中,将其内容进行合并计算,输出结果的平均值,标签位置包括“首行”和“最左列”

步骤:

(1)选择一个空白工作表,选择工作表中的一个单元格,在功能选项卡中选择【数据】中的【合并计算】

(2)在弹出框中选择所需要的数据,选择好数据源后点击下方添加,然后在选择另一个工作表的数据,再添加即可

 

2.排序

1.排序需要满足的要求

(1)排序可对一列或多列中的数据按文本,数字及日期和时间进行排序

(2)还可按自定义序列(如大,中和小)或格式(包括单元格颜色,字体颜色或图标集)进行排序

(3)排序时,隐藏的行列不参与排序,因此在对数据进行排序前,先取消已隐藏的列和行

2.如果需要对某一列的数据进行排序,只需将光标定位到那一列的其中一个单元格即可,然后在功能行中的【数据】中选择,或在【开始】中选择,最后结果是一列都会进行排序

3.eg:在一组数据中,将表中“姓名”列笔画从少到多进行排序

步骤:先选择“姓名”列单元格,然后选择功能行【数据】中的【排序 】,再在弹出的对话框中输入参数,如下:

4.eg:在一组数据中,先将“总分”列数据按照从高到低排序,然后再在总分相同的基础上按“高等数学”列从高到底排序

步骤:首先,选择“总分”列某一单元格,然后点击【数据】中的3【降序】,此时“总分”按照从高到低排序后;

          然后,再点击【数据】中的4【排序】中的5【添加条件】,将“高等数学”内容填入,然后点击“确定”即可;

          最后,可以看到在总分相同的情况下,高等数学的分数是按降序排序

 

5.取消排序:直接点击【数据】中的【排序】选中条件进行删除即可

 

3.筛选

1.自动筛选

(1)在一组数据中,在“高等数学”列中筛选出60~89的成绩,展示出来

  步骤:首先,选择“高等数学”列的某一单元格,然后2【数据】中的3【筛选】,在弹出的【4】中进行选择,最后在弹出的对话中选择【数字筛选】中的【介于】,最后在【5】中填入区间即可

(2)清除自动筛选:点击【数据】中的【筛选】即可,图标由黄色变成透明即可

2.高级筛选

                 (1)筛选条件单独放置,即筛选出来的数据需放在至少离原数据间隔一行的单元格中

                 (2)同时满足多个条件,条件放在同一行

                 (3)筛选条件需含有对应列标题

                 (4)满足其中一个条件,条件放在不同行

(1)eg:将表中的“计算机基础”成绩在60~89分之间(包含60和89分)或者是“女”学生的数据筛选出来;结果显示在区域的左上角单元格为L26的区域中

  步骤:首先,判断条件,筛选数据只需要满足其中一个条件就好,则条件放在不同行;其次,将所要筛选出来的行标签复制到空白处,对其进行条件设置,如下:

  然后,选择【数据】中的【高级】进行高级筛选,在弹出对话框中进行参数设置,如下:

 

 

 

4.分类汇总

1.分类汇总含义:(1)将数据按一定标准分组(先排序);(2)然后对同组数据进行汇总

2.eg:在一组数据中,使用“分类汇总”计算出男生和女生的“大学英语”平均成绩

步骤:

(1)首先,可以看出是“男生和女生”则字段名为“性别”,所以需要先将“性别”字段列进行排序:选择该列,然后点击排序即可

(2)然后,选择【数据】中的【分类汇总】,进行参数设置,如下:

(3)结果,看到,因为只对性别和大学英语平均分进行分类汇总,所以其他列都是空值

3.删除分类汇总:选择【数据】中的【分类汇总】,然后点击下方的“全部删除”即可,如下:

4.eg:使用分类汇总计算出男生和女生“大学英语”最高分

步骤:首先,对“性别”列进行排序;然后,【数据】中的【分类汇总】,进行参数设置,如下:

 

5.分级显示

1.分级显示的特点:(1)快速显示摘要行或列,也可以显示明细;(2)分类汇总的结果可以分级显示

2.(1)创建分级显示

   (2)显示隐藏,明示数据

   (3)复制分级显示数据

   (4)删除分级显示

3.自动创建分组显示:

步骤:

(1)点击【数据】中的【创建组】中的【自动创建分级显示】

(2)清除分级显示:点击【数据】中的【取消组合】中的【清除分级显示】即可

4.通过创建组的方法进行分级显示:

eg:在一组数据中,对每个学生进行分级显示;复制分级显示数据

步骤:

(1)在【数据】中选择【创建组】中的【创建组】即可;然后对每一个需要进行分级显示的数据,进行相同的操作

(2)复制分级显示数据:将所有分级显示数据选中,然后点击【开始】选项卡中的【复制】,然后选择空单元格区域进行【粘贴】即可。

(3)取消分级显示组合:选择需要取消组合的单元格据,【数据】选项卡中的【取消组合】中的【取消组合】即可

 

数据处理之制作图表

图表作用区分

柱状图 主要用于显示一段时间内数据的变化或说明各项数据之间的比较情况。一般横坐标表示数据的类别,纵坐标表示数据的大小
折线图 用于显示随时间变化的连续数据。适用于显示在相等时间间隔下的数据变化趋势
饼图 用于显示各数据的大小以及所占总额的比例
条形图 用于显示各持续性型数据间的比较情况
面积图 显示数值随时间或其他类别数据变化的趋势线;对总值趋势引起注意
散点图 用于显示和比较数值
其它图表 了解

1.迷你图

1.迷你图特点及其作用:是嵌入在单元格中的微型图表;显示一系列数据的趋势;突出显示最大值和最小值

2.迷你图创建主要步骤:

          (1)创建迷你图

          (2)改变迷你图的类型

          (3)突出显示数据点

          (4)设置迷你图的样式和颜色

          (5)清除迷你图

3.eg:给出一组数据,对数据进行迷你图简单设置,同时也需要对迷你图进行一些相关的设置

步骤:(1)首先,选择需要设置迷你图的单元格;然后在【插入】中选择【迷你图】中的图形即可,如下:

出来结果如下:

    (2)选择迷你图单元格,若是需要对迷你图进行单个修改,则选择【设计】中的【取消组合】进行每个迷你图单独修改即可

    (3)选择迷你图单元格,若是需要对迷你图进行统一修改,则选择【设计】中的【组合】进行迷你图样式统一修改

    (4)最后,若是需要对迷你图进行相关设置时,选择迷你图,在功能行【设计】中进行相关设置即可

4.eg:在一组数据中,当对数据进行迷你图建立后,需要将每个编号复制到迷你图上,并且值粘贴值,设置单元格字体为红色

步骤:首先,选择编号列的单元格,点击【开始】选项卡中的【复制】,然后找到复制的单元格(即迷你图单元格)进行粘贴(选择【开始】中的【粘贴】中的【选择性粘贴】中的“数值”即可,

然后,对迷你图中的字体颜色进行设置:选择单元格,在【开始】选项卡中的【字体颜色】设置即可

 

 

2.创建图表

1.创建图表主要作用:(1)选择数据源;(2)插入图表;(3)图表的类型;(4)改变图表位置;(5)修改图表大小

2.eg:使用案例数据表中的区域B60:C65作为数据源,绘制分离型三维饼图,要求图表作为一张新工作表,图表名为“计算机基础成绩分段统计图”

步骤:首先,选择需要作为数据源的单元格区域;然后点击【插入】中的【饼图】中的【分离型三维饼图】即可;最后点击该饼图,点击【图表工具】中的【设计】中的【移动图表】即可将饼图移到新的工作表中

3.eg:在给定的数据中,使用案例表中的区域A48:G48和A50:G50作为数据源,绘制三维簇状柱形图,要求图表作为一张新工作表,图表名为“各科成绩优秀率”

步骤:首先,先对所要选定的数据进行选择,此时可以用到ctrl键对分割两行数据进行选择;然后,点击【插入】中的【三维簇形柱状图】即可,然后移动工具表即可

 

 

 

3.编辑,修饰图表

1.eg:给出一组数据,如下:

然后对这组数据的“科目”,“平均分”和“第一名”进行绘图,进行图表修饰,让图表多个变量看起来清晰明了

步骤:

      (1)首先,选择数据(因要选择三组数据,所以需要借助到ctrl键),然后点击【插入】中的【簇形柱状图】,如下:

   (2)然后,对图表进行修饰:因为共有三个变量,条形图出来显示有两个,所以想要清晰明了,可以将其中一个变量变成折线图或者其它,此时也需要用到【次坐标轴】——首先,选中“第一名”然后右键,选择【选择数据系列格式】,选择【次坐标轴】如下:

      (3)选择“次坐标轴”后出现以下结果

   

    (4)然后,在“次坐标轴”设定之后可以将其中一个变量值变化设置为折线,这样方便观察——首先,点击图表“第一名”右键【更改系列图表类型】选择“折线图”即可;然后进行一些格式设计即可

    (5)最后,为了方便观察数据值,可以使用【图表工具】中的【模拟运算表】即可

 

 

Excel高级运用

1.成绩计算与统计

主要过程

         (1)成绩计算与统计

         (2)格式化

         (3)绘制图表

         (4)绘制动态图表

1.成绩计算与统计:计算学生的总分及名次,成绩的等级,班级的平均分等;汇总各等级的人数

步骤:

  (1)进行对学生成绩分数求总,及其名次

            找到“总分”列,然后进行求总:(1)可以使用sum函数;(2)可以直接点击【开始】中的自动求和

        找到“名次”列,使用rank函数进行名次计算:(1)找到“名次”列其中一个空单元格;(2)输入rank函数进行参数设置,使用绝对引用

  (2)对数据进行分类汇总:

eg:按工作表“成绩表”中的数据给各门课程打等级。如果成绩为“缺考”,则仍显示为“缺考”;成绩在90-100之间(含90或100),则显示为“A”;成绩在80-89之间(含80或89),则显示为“B”;成绩在70-79之间(含70或79),则显示为“C”;成绩在60-69之间(含60或69),则显示为“D”;成绩在0-59之间(含0或59),则显示为“E”。

注:成绩表和成绩等级不在一个表中,在两个sheet中,计算等级什么的需要在成绩表中获取数据

 

 

       步骤:(1)如题,先点击等级列空单元格,然后输入if函数表达式:【=IF(成绩表!D2="缺考","缺考",IF(成绩表!D2>=90,"A",IF(成绩表!D2>=80,"B",IF(成绩表!D2>=70,"C",IF(成绩表!D2>=60,"D","E")))))】,然后在对空单元格进行填充;如下:

        (2)进行对成绩的分类汇总:利用分类汇总,统计“线性代数”各等级人数。

                  解析:因是对“线性代数”进行分类汇总,所以要先将等级进行排序,然后汇总更加清晰明了

          步骤:(1)选中“线性代数”列,然后在【数据】中选择【升序】或【降序】,如下:

                  (3)然后,对其进行分类汇总,选中数据某一单元格,在功能行中【数据】中【分类汇总】,进行如下参数设置:

     

3.进行以下数据处理分析

3.1、按工作表“成绩表”数据,计算班级平均分。
3.2、按工作表“成绩表”数据,计算班级最高分、班级最低分。
3.3、按工作表“成绩表”数据,计算应考人数【=COUNTA(成绩表!D2:D38)】、参考人数【=COUNT(成绩表!D2:D38)】和缺考人数【】。
3.4、按工作表“成绩表”数据,统计各分数段的人数。90到100【=COUNTIF(成绩表!D2:D38,">=90")】
3.5、按工作表“成绩表”数据,计算及格率和优秀率;结果为保留两位小数的百分比样式

       3.1班级平均分

      3.2最高分和最低分

2.格式化

(1)单元格格式化

(1.1)进行表样式设计

           步骤:a.在【开始】选项卡中选择【套用表格格式】中的【新建表样式】,进行表格样式的设计

        b.新建表样式,设置表样式名称,然后进行格式设置

       

      c. 当表样式设置完成后,选择数据单元格,然后点击【开始】中的【套用表样式】下的【自定义】即可

          d.若是将表样式转换为普通样式(即表头上面那个符号没有):选择有表样式的数据单元格【图表工具】“设计”中的【转换为区域】;在弹出的对话框中点击【确定】即可,如下:

 (2)将成绩为“补考”的单元格标注为“深红文字,黄色填充”

         步骤:首先,选择所有成绩单元格;然后单击【开始】选项卡中的【条件格式】中的【突出显示单元格规则】中的【等于】,在弹出的对话框中填入“缺考”,然后选择单元格标注为“红色文字,浅绿填充”即可,如下:

点击确定后,结果如下:

 

3.绘制图表

要求:

1、使用区域A2:E2和区域A9:E13的数据作为数据源,绘制三维簇状柱形图。要求分类轴显示各门课程名。图表作为一张新工作表,图表名为“成绩统计图”,放置在成绩统计表之后。
2、设置图表区填充色为渐变填充,预设颜色“麦浪滚滚”;图表背景墙填充颜色纹理“花束”。
3、垂直坐标轴标题竖排标题,标题名为“人数”。
4、显示数据标签。

步骤:

(1)选择数据源区域A2:E2和区域A9:E13,然后在【插入】中选择【三维簇状柱形图】

(2)因要求分类轴显示各门课程名,所以需要将横轴和纵轴交换位置——选择图片,右键鼠标,选择【选择数据】中的切换行/列,就可以将行列对换,如下:

(3)将制作好的图表放在新的工作表中——选择图表,然后【设计】选项卡中的【移动图表】进行设置即可

 

(4)对图表进行填充色时——选择图表,点击右键【设计背景墙格式】或者【设置图表区域格式】选项进行相应的设计即可

(5)显示数据标签——选择图表,点击【图表工具】中的【布局】中的【数据标签】显示即可

4.绘制动态图表

关键在于设计可变的数据源

绘制动态图表步骤:

1.插入空的图表

2.插入控件

3.设置控件格式

4.构建数据序列与控件相联系的公式

5.定义公式名称

6.选择数据,设置数据序列

7.修饰图表

详细步骤:

(1)首先,现在空工作表中插入图表,【插入】中选择【折线图】

(2)然后,在【开发工具】中选择【组合框】即窗体控件

(3)将鼠标放在控件上,右键选择【设置控件格式】,在弹出的对话框中选择数据源等参数,选择单元格链接【F3】,如下:

(组合框中OFFSET函数)

offset函数参数有5个,(第一个引用区域,窗体控件的链接单元格(是个变化量),向右的偏移量,返回结果包含的行仅有一行,返回行中包含四行数据(即窗体控件显示4行))

(4)利用组合框构建公式(OFFSET函数):

(5)为创建的offset函数公式进行定义名称———首先,将链接的表达式进行复制为后面定义名称用,功能行【公式】中的【名称管理器】或【定义名称】

(6)设置图表数据源——在图表区域上,点击右键,选择【选择数据】,然后在弹出的对话框中“图列项”点击【添加】,

 

在水平轴标签要求输入课程名称,点击【编辑】,将表中的数据标签选好即可;

(7)图表就成了如下所示,然后修饰图表即可

(8)可将组合框(窗体控件)移到系列1上覆盖

 

 

 

4.销售数据统计与分析

主要步骤:

(1)检索,计算

(2)汇总统计

(3)制作图表

(4)制作动态图表

 

     VLOOKUP函数:在指定的首列查找特定值,返回对应行,指定列的值

1.vlookup函数的使用四个参数(要查找特点的值,要检索的区域,查找成功后返回的列号,精确查找还是近似查找)

(1)在工作表“销售记录”中,计算饮料的单位、进价和售价(使用VLOOKUP函数),如下:其中参数2表示的是在“饮料价格”工作表中饮料单位在第2列,在这要使绝对引用才行

(2)

表格中Excel奇数行函数表示

1.使用函数【=MOD(ROW(),2)<>0】

 

排序

1.排序依据:数值,单元格颜色,字体颜色,单元格图表

2.关键字:主要关键字,次要关键字(次要关键字可以有多个)

3.